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連絡事項の正しい伝え方とは?シーン別のテンプレートから上手に伝えるコツまで
職場連絡事項がうまく伝わらなくて、仕事がスムーズに進まなかった…という経験はありますか？連絡事項を上手に伝えるためには、様々なことを明確にしたり、ちゃんと把握しなくてはなりません。上司に送るメールの文、取引先に送るメールの文などを紹介しているので、よければ参考にしてみてください。
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目次
連絡事項を上手に伝えたい
こんにちは！MIROR PRESS編集部です。 仕事や日常生活において、連絡事項を上手に伝えたいと感じる瞬間はありますか？ 主語が抜けてて上手に伝わらなかったり 相手に上手に伝えたいのに、うまく文章がまとまらなかったり 話が長くなりすぎて、自分が思っていることと相手が捉えていることが 全く別のものになってしまったり… 上手に伝えたいのに、うまく伝わらなくて仕事がうまくいかなかったり 予定が綺麗に組めなかったり、大変な目に遭うことはたくさんあるでしょう。 そんな時に、連絡事項を上手に伝えて、物事が円滑に進むようになればな… と感じることは多いです。 連絡事項も上手に伝えるための方法など、テンプレートなどを参考にしながら 紹介していこうと思うので、よければ参考にしてみてください。
連絡事項を伝える際は「報・連・相」が重要
連絡事項を伝えるときは、「報・連・相」というものが大事です。 一度は聞いた時あるかもしれませんが 報告の「報」 連絡の「連」 相談の「相」 で「報・連・相」となります。 連絡事項を上手に伝えるためにも、 もう一度「報・連・相」について振り返ってみましょう。
連絡ミスしたわたしが悪いのは百も承知なんですけど「バカなんじゃないの？」まで言われておぉ～…マジか……って真顔で謝ることしか出来なかった
— おかゆ † 4/6 小倉唯：大阪 † (@opnttbr) 2019年4月9日
— 原 誠 (@santejp) 2010年3月9日
「報・連・相」とは
まず「報・連・相」の「報」は報告の「報」です。 「何があった」などの状況出来事などを、報告することを言います。 「報・連・相」の「連」は連絡の「連」です。 「今どこにいる・何をしている」などの、連絡事項になります。 「報・連・相」の「相」は相談の「相」ですね。 悩み事がある時・行き詰まった時などは、頼れる人話せる人・教えてくれる人などに しっかり相談して頼りましょう。 という意味の相談になります。 報告が遅れてしまって、連絡事項がうまく伝わらない… 時間がずれ込む…などは、たくさんあるでしょう。 連絡することを忘れてしまって、予定がずれ込んでしまうということもあります。 相談しておけばよかった…と後悔することもあるので、 「報・連・相」を忘れないようにしていきましょう。
連絡事項をスムーズに伝えるには「目的」「対象」「事柄」を明確にする
「報・連・相」のことを忘れずに覚えておいてください。 連絡事項を伝えるためには、スムーズに伝える必要があります。 そのためには、「目的・対象・事柄」などを明確にする必要があるでしょう。 会話をしている中で、主語が抜けてしまって、相手に思っていることが伝わらない… ということがあるので、「主語・述語」などという意味合いで 「目的・対象・事柄」をしっかりと明確にすると 連絡事項がスムーズに伝わります。
目的を明らかにする
まずは、目的を明らかにすることから始めてみてください。 連絡事項を伝えるとき、「何をどうしたいのか」ということが目的になります。 例えば… 仕事の連絡事項などで、大事な書類を提出して欲しい。 期限までに提出して欲しい。 ということにしましょう。 この時、目的になるのは「大事な書類を提出する」ということになります。 連絡する際は、いつまでに大事な書類を提出しなくてはならないのか ということを明確に書きながら、連絡することで 日にちがずれ込んでしまったり、連絡の行き違いなどは避けることができるでしょう。 自分が相手に伝えたい連絡事項の中で、何をどうしたいのか、 ということをはっきりさせておくと 目的を明らかにすることが簡単になってきます。
伝える対象を考える
何かを連絡する時は、相手によって伝える文章などが変わってきます。 なので、伝える対象について考えてください。 連絡事項を伝える際伝える相手によって、定型文になったり、丁寧な文章になったり 友達同士に連絡する際は、簡単に要約したような文章になったりするでしょう。 伝える対象によって文章の書き方が変わってくるので、 連絡する方法・連絡する順番なども変わってきます。 上司に伝える際は、目的をはっきりさせて 内容が分かりやすくかつ、要約された短い文にすること 友達などに伝える際は、まず基本的な連絡事項を先に伝えて 相手にうまく伝わっていない時に、その説明をするという形でも問題ないです。 伝える対象によって伝え方が変わってくるので、 相手のことをしっかりと考えるようにしてください。
伝える事柄を整理する
連絡事項を伝える時は、伝える内容を整理する必要があります。 連絡する側が、連絡事項について理解していなかったり 内容を把握していない場合、整理して連絡しないと 的確に説明することが難しくなってくるでしょう。 自分でもしっかり理解して、相手にも伝わりやすく伝えるために 伝える事柄をしっかりと整理してください。 何をどうしたいのか、今どういう状況なのか、結果どうなるのか という、3つのことについてしっかり考えて どの時間に、どの内容を送れば適切なのか… ずれ込まないように・連絡が行き違いにならないようにするには、どうする方がいいのか… などを考えながら、伝える順番・伝える内容を整理することをお勧めします。 先程あったように、大事な書類を提示までに提出しなければならないという連絡事項なら 「○時までに提出しなければならない」ということが重要になってくるので 相手にそのことが上手に伝わるように、連絡してみましょう。
連絡事項業務で失敗するケース
連絡事項を伝えるときは「報・連・相」と、 「目的・対象・事柄」などが大切になってきます。 把握していたとしても、失敗してしまうケースは沢山あるでしょう。 業務的な連絡事項を伝える際、失敗してしまったケースを紹介していきます。 失敗してしまったケースを見ることで、失敗を回避することができるでしょう。 対策方法なども一緒に考えていくので、よければ目を通してみてください。
緊急の連絡をメールで行う
例えば、緊急の連絡をメールで行うことは、失敗するケースの一つです。 基本的に、緊急の連絡事項などは電話を使うようにしましょう。 メールを使ってしまうと、文字のみになってしまうので、緊急性が下がってしまいます。 そして、電話ではないので、急ぎで取る必要がなかったり 人によっては、メールをあまり見ない人もいるので、 緊急の連絡事項が伝えたい時に、伝わらないことが多いです。 メールで送ってしまったから、相手が気づく時間が遅く、 緊急の対処ができなかった…提出が間に合わなかった… などがたくさんあるので、どうしても急ぎで伝えたい内容などは、 電話を使うようにしましょう。
間に別の作業を挟んで連絡事項を忘れる
よくあることではありますが、連絡事項を受け取った際 「別の人に連絡して欲しい」と言われたとしましょう。 その間に別の作業を挟んでしまって、連絡事項を忘れてしまう という失敗はたくさんあります。 何か大事な用事でなかったとしても、誰かから連絡を受け取り その連絡事項を誰かに伝えてほしいという場合は、 間に作業を挟まずに連絡事項を伝えた後に、作業に戻るようにしてください。 「自分は大丈夫」「忘れない」と思っていても、何か作業を始めて集中してしまうと 人間は少し前にやっていたことを忘れてしまう時があります。 大丈夫だと思っていても、忘れてしまうことは多いので 仕事全体の動きが滞らないためにも、連絡事項を受け取った際は 速やかに連絡事項を伝えるようにしましょう。
日時を間違えて伝えてしまう
メールなどで連絡事項を受け取った際は、日時を間違えて伝えてしまうことは少ないですが 電話などで受け取った際は、日時を間違えて伝えてしまう可能性が高いです。 例えば、夜の8時のことを言っていたけれど、朝の8時だと思って伝えてしまった… であったり 7時半に会議室のはずが、8時半に会議室と伝えてしまったり… メールは文字として残っているので、間違えて伝えてしまう可能性は低いです。 電話で連絡事項を受け取った時、 日時を間違えてしまう心配があるな「怖いな」と思う場合は 電話を受け取りながら、メモ帳を用意して、間違えないようにメモすること をお勧めします。 また、メモしたことが間違っていないかどうかを、本人に確認するようにしてください。 一度確認をして、間違っていなかったら、 全体連絡の方に取り急ぎ連絡するようにしましょう。
伝える順番や相手の判断を間違えた
こちらは、スケジュール管理などをしている時に、連絡事項をする場合に多いです。 伝える順番や伝える相手、判断などを間違えてしまって スケジュールがバラバラになってしまった… 連絡事項がうまく伝わらず、その日1日のスケジュールが合わなくなってしまった… という結果になってしまうでしょう。 1日のスケジュールを把握しながら、伝える順番や相手判断などは、 間違えないように気をつけてください。 どの連絡事項が、どの時間に当てはまる内容なのかも、しっかりと確認しつつ 一番早く伝えなくてはならないものを理解しておきましょう。 緊急事項の場合は、電話で… 先の予定・日時などを間違えたくない、間違えてしまうと危ないような内容は 文章で連絡するようにしてください。 日時・日程など間違いやすいもの、伝え漏れがあるようなものなどは 文章で残るように、メモしやすいようなもので連絡することで 連絡のすれ違いなどを防ぐことができます。
連絡事項を報告するタイミングと方法
失敗するケースを見ていくと、基本的に少し気をつければ 失敗することはないようなケースが多いので、 連絡事項を伝えるときは連絡の内容をしっかりと把握して、 伝える順番・タイミングなどを判断して見極めていきましょう。 そのためにも、連絡事項を報告するタイミングと方法などを紹介していくので、 よければ参考にしてみてください。
急いでいるもの・簡単な内容は口頭ベース
緊急の内容であったり、それほど難しくない内容・簡単な内容などは 口頭ベースで電話にて伝えるようにしましょう。 緊急の連絡に限ってメールで伝えてしまうと、 相手が連絡をしっかり把握できているかどうか こちらが確認することができないので、 緊急の連絡の場合は 相手の反応を声で確認するためにも、電話を使いましょう。 特に難しい内容でない連絡事項の場合は、口頭ベースで伝えるようにしてください。 連絡事項が細く、文章が長くなってしまうようなものは 口頭で伝えてしまうと、相手が理解するのに時間がかかってしまったり 謝って連絡事項を把握してしまったりする可能性があるので その日の何時に、何がある…くらいの内容のみの 簡略化した形で伝えるようにしましょう。
内容が複雑・関係者が多い場合は記述ベース
仕事によっては、会議や打ち合わせ・遠方などとの取引など 連絡事項や内容が複雑になってしまったり、関係者が多くなったり 日時など、間違いやすい内容が多くあるものは、 記述ベース、メールなどで伝えるようにしてください。 また、文章で送った際は、ちゃんと理解しているかどうか 確認する内容も、送った方がいいでしょう。 こちらが把握している内容、メールで打った文章と 受け取った側が把握した内容がすれ違ってしまうと 複雑な内容なぶん、円滑に物事が進まなくなってしまう可能性があります。 確認のためのメールも、しっかりと打つようにしてください。
メールでの連絡事項の書き方
電話などで連絡をする場合は、簡単に伝わるような連絡事項の方が多いので 重要な内容が相手に伝わるように、連絡することで連絡のすれ違いは防げるでしょう。 けれど複雑な内容になってくると、メールでの文章の書き方・連絡事項の書き方で 連絡がすれ違ってしまったり、把握している内容が合わなかったりする可能性があります。 メールでの連絡事項の書き方を紹介していくので、よければ参考にしてみてください。
メールに適している用件
連絡事項を伝えたいだけなので、 メールに適している用件のみ記述するようにしてください。 緊急の連絡事項であったり、依頼やお願い・重要な項目などを記述するようにしましょう。 緊急の連絡事項の場合は、緊急であることをしっかりと伝えてください。 日程や日にちなど、間違えやすいものは間隔を空けながら 文章を見やすく構成することで、相手に正しく伝えることができます。 重要事項などは、メールの一番最後、記憶に新しく残るように 一番最後に書くようにしましょう。 また、連絡事項の中に別の第三者が出てくる場合は どんな名前で、どんな人なのか、ということを書いておくと、より濃い内容となります。 服装などのお願いや、場所に行くまでの交通費などに関しても 重要な事柄になってくるので、メールの文の最後の方に記述しておくといいでしょう。
メールに適していない用件
連絡事項をしっかりと伝えたい場合は、 メールに適していない要件などは避けるようにしてください。 連絡事項に関係ないことを書いてあり、その人個人に関係するような 心理状況などを文章中に織り交ぜてみたり 「お疲れ様です」 「お世話になっております」 などの、定型文以外を活用しないようにしてください。 「遅刻しないようにしてください」 と、焦るような文であったり、私情を挟むような内容などを入れてしまうと 大事な連絡事項がちゃんと伝わらない可能性があるので 連絡事項をしっかりと伝えた後に、コミュニケーションをするようにしましょう。
件名の書き方
宛名の書き方は 「お世話になっております」や「お疲れ様です」といったものでもいいですが 連絡事項に適したような用件などを書くと良いでしょう。 例えば… 「明日の会議について」であったり 「○○の打ち合わせについて」と、宛名を書くことによって 連絡事項であることを、受け取り側が把握することができます。 緊急事項の場合は、緊急事項と宛名に書いても問題ないでしょう。 緊急という文字が入っていれば、本人も急いで見ることができます。 相手が連絡事項とわかりやすいような宛名にすることで メールを見忘れたり、返信が遅れてしまったり というすれ違いを防ぐことができるでしょう。
本文の書き方
連絡事項を伝えたい時の、本文の書き方は、 基本的にわかりやすいように構成するよう心がけてください。 まずは、定型文から始まりましょう。 「お疲れ様です」「お世話になっております」などが適切です。 それから、連絡事項の内容に入ってください。 ○○の日の会議についてなのですが… と入ってみたり 打ち合わせについての連絡なのですが… と入るようにすると良いでしょう。 また、「」などを使って、日時日にちなどを分かりやすく区切ると 相手も把握しやすいです。 注意事項・お願い・依頼なども、項目別に書くことで読みやすさが上がって 理解しやすい文章になってくるでしょう。 緊急ではないけれど、重要な事柄などがある場合は 文の一番最後に記述することで、一番新しい記憶になり 相手も覚えやすい環境を作ることができます。 また、重要事項と区切ることで、相手も重要な事柄だと受け取りながら メールを読むことが出来るでしょう。 基本的な本文の書き方などは、 受け取り側が読みやすいような・把握しやすいような文章にすると、 連絡事項がスムーズに伝わります。
取引先とのメールでの連絡事項の書き方
メールの書き方などは、上司や取引先なので色々と変わってきます。 上司などに送る場合は、いつもの定型文を使っていいかもしれませんが 取引先ともなると、上司と同じような文章を打つわけにもいきません。 なので、取引先とのメールでの連絡事項の書き方を紹介していきます。 よければ参考にしてみてください。
シンプルを心がける
取引先などは、連絡事項のすれ違いがあった場合とても大変なことになってしまいます。 なので、基本的にシンプルを心がけるようにしてください。 余計な文は入れず、伝えたいもののみをメールの中に書き込むようにしましょう。 先ほど言ったように、項目別で書くことでシンプルかつ、わかりやすい文章になるので 取引先にも活用ができるような文体だといえます。 もし、メールを打っている時に文が長くなってしまうようであれば 内容を把握できていなかったり、要約できていない可能性があるので もう一度、連絡事項について目的と事柄を理解し直すところから始めてみてください。
依頼事項には目をひく工夫をする
取引先との連絡になると、依頼事項などが1番重要になってきます。 なので、依頼事項には目を引く工夫などをしていきましょう。 項目を分けてみるのもそうですが、依頼事項を書く前に 全文として 「お疲れ様です」 「こちらから依頼事項の内容になりますので、 何度か目を通していただくと幸いでございます」 と添えてみたり、重要事項であること、依頼事項であることを伝えると 依頼事項のすれ違い、受取漏れなどを避けることができます。 「」を使う時でも、普通の「」ではなく《》を使ってみたり 最近では、太字にして項目を作り、 書類のようなメールを送る人も多くなっているようです。 なので、依頼事項には目を引く工夫をして行きましょう。
上司にメールで連絡事項を送る場合
先ほどは、取引先に送るメールについて紹介していきましたが ここからは、上司にメールで連絡事項を送る場合について紹介していきます。 取引先については、シンプルかつ伝わりやすい、目を引くものを心がけますが 上司には、また別の方法があるので、よければ参考にしてみてください。
依頼メールを送る際は気遣いの言葉を添える
連絡事項などを送る際は、気遣いの言葉を添えるように心がけてください。 「いつもお疲れ様です」というものであったり 「こないだは助けていただきありがとうございました」というようなものであったり 上司を立てることを考えつつ、連絡事項がしっかり伝わるような 読みやすい文章を心がけましょう。 あくまでも、自分の上司になるので、気遣いや心遣いなどはとても大切になってきます。 その文があるとないとで、上司との関係性も変わってくるので 円滑な関係でいたい、上司ともっと距離を近づけたいと思うのなら その一言を添えるようにすると、仕事もうまくいくのではないのでしょうか。
相手を不快にさせる連絡事項の特徴
上司との関係を崩したくない、ヒビを入れたくないと思い、 一言添えるのもとても大切ですが 連絡をしている際は、自分が良いと思って送っていても 相手が捉えた内容によっては、相手を不快にさせてしまう連絡事項などもあります。 その特徴を紹介していくので、よければ参考にしてみてください。 そして、相手を不快にさせる連絡の仕方をしないように、気を付けていきましょう。
文章の内容が曖昧
文章の内容が曖昧だった場合、 連絡事項を送られていても、相手が不快になってしまいます。 一体どういうような内容なんだろう？ どう伝えたかったんだろう？ 本当にこの内容で良いのか？ と、疑問に思ってしまう内容であったり 連絡する内容に、足りないものがあったりする場合は 相手にしっかりと連絡を伝えることができていないので、相手を不快にさせてしまいます。 それに、内容が曖昧ということは、連絡を送っているあなたも 連絡事項をしっかりと理解していないことになるので どういう内容なのか、もう一度確認しようにも、 本人に確認できない環境を作ってしまうでしょう。 なので、相手に不快な思いをさせないためにも 自分が一度しっかり内容を理解し、連絡事項・伝えたいもの重要な事柄などを把握して 相手に伝わりやすいように、メールなどの文を考えるようにしてください。
まとめ
連絡事項を伝える時は、目的や内容・重要事項・緊急な事など 的確に伝えないと、連絡がスムーズに進まなかったり 内容を取り違えてしまったり、内容漏れなどが出てきてしまいます。 相手にうまく伝わるように、 まずは自分がしっかりと連絡事項を把握することから始めてください。 そして、何が重要で、どれをしっかり伝えなくてはならないのか… というものを見出し、相手に伝わりやすいような文章を打てるように心がけましょう。 基本的に、項目ごとに分けて見やすいような文章を打つことで 連絡事項の受け取り漏れなどを防ぐことができます。 なので、分かりやすい文章が打てるように頑張ってみてくださいね。